VADE MECUM docs de l'agent stagiaire

G.1 La fiche de désignation du maître et du conseiller de stage

Le directeur de stage remplit le formulaire de désignation du maître et du conseiller de stage au cours de la première semaine qui suit la date d’affectation de l’agent.

Le cas échéant, il peut accorder une délégation de signature des comptes rendus intermédiaires au maître de stage.

Ce document doit être co-signé par le directeur de stage et l’IGESR – IGRT.
Il est ensuite transmis au département de la formation et à l’opérateur de formation.

G.2 Le dossier de stage

Le dossier de stage :
  • présente les acquis de l’expérience professionnelle du stagiaire à partir d’une fiche d’auto-évaluation de ses compétences sous la forme d’un curriculum-vitae détaillé ;
  • précise les compétences à acquérir ou conforter en fonction des missions qui lui sont assignées par le responsable hiérarchique ;
  • comporte un exposé de l’environnement professionnel dans lequel il évolue ;
  • précise le nom du directeur de stage et de l’IGJS – IGRT, ainsi que les noms et les fonctions du conseiller de stage et le cas échéant du maître de stage ;
  • indique l’intitulé des formations obligatoires et optionnelles choisies par le stagiaire, précisées dans la convention de stage et validées par le directeur de stage, ainsi que les volumes horaires afférents et le total du volume horaire de formation ;
  • présente un planning prévisionnel de l’année de formation.
Le dossier de stage intègre :
  • pour les CEPJ et les IJS stagiaires, la présentation de l’ACR : le sujet, le périmètre et les modalités de mise en œuvre sont détaillés dans le dossier de stage ;
  • pour les CTPS stagiaires, la présentation du RECC : la thématique, l’identité des stagiaires constituant le groupe, ainsi que celle des référents thématiques désignés par les directions "métiers" et l’IGESR, et les modalités de mise en œuvre sont détaillés dans le dossier de stage.

Le dossier de stage est constitué et transmis à l’IGJS – IGRT dans le respect d’un délai de 10 semaines à compter de l’installation de l’agent à partir des directives du directeur de stage.

G.3 La validation du dossier de stage par l’IGESR – inspecteur général référent territorial 

cf. annexe 9 de l'instruction

Le directeur de stage adresse le projet de dossier de stage pour validation à l’IGESR – IGRT puis envoie une copie de ce dossier une fois validé à la DGRH – MENJS et à l’opérateur de formation.

Le document de validation du dossier de stage est signé par l’IGESR – IGRT et il est transmis par ce dernier au directeur de stage, au département de la formation et à l’opérateur de formation.

G.4 La convention de formation

La convention de formation détaille les modules de formation (cursus commun et individuel) que l’agent suit durant son année de stage ainsi que les volumes horaires afférents, indique les raisons de leur choix et le bénéfice qui en est attendu.
 
Elle est établie dans un délai de deux semaines à compter de la validation du dossier de stage par l’IGESR – IGRT, entre l’agent, le directeur de stage et l’opérateur de formation. Elle peut faire l’objet d’un avenant, validé par le directeur de stage et l’IGESR – IGRT, pour modifier en tant que de besoin la liste initiale des modules de formation individuels. Une copie de la convention est adressée à chacune de ces parties par l’opérateur de formation, à la DGRH - MENJS et à l’IGESR – IGRT.

G.5  Le bilan du parcours de formation

Le bilan de formation présente une analyse distanciée du parcours du stagiaire pendant son année de formation.
  • Il rappelle les conditions d’encadrement du stage (directeur de stage, IGESR – IGRT, conseiller de stage et le cas échéant maître de stage) ;
  • Il précise la nature du poste, les fonctions attribuées et les responsabilités confiées ;
  • Il détaille les acquis en termes de connaissances et de compétences de chaque action de formation des cursus commun et individuel, en lien avec la fiche d’auto-évaluation ;
  • Il détaille les acquis en termes de connaissances et de compétences des actions relevant des fonctions attribuées et des responsabilités confiées en service.
Le bilan de formation intègre :
  • pour les CEPJ et les IJS stagiaires, la présentation de l’ACR : le choix du thème, la méthode, les enjeux, les partenariats développés, les solutions proposées, les conditions de réalisation, le calendrier (initial, final) et les enseignements tirés sont détaillés dans le bilan de formation ;
  • pour les CTPS stagiaires, la présentation du RECC : le choix du thème, la méthode, les enjeux, les conditions de réalisation, le calendrier (initial, final), la contribution personnelle du stagiaire aux travaux du groupe et les enseignements tirés sont détaillés dans le bilan de formation.
 En conclusion, le stagiaire fait part :
- de ses acquis professionnels sur les plans technique, pédagogique, organisationnel et relationnel ;
- de sa connaissance de l’environnement : contexte réglementaire, institutionnel, partenarial, politique, économique ;
- de sa compréhension des différentes facettes du métier : des autres missions susceptibles de lui être confiées, d’autres contextes d’intervention possibles.
 
L’agent en formation indique également ses perspectives de formation à court (n+1) et moyen (3/5 ans) termes pour optimiser sa pratique actuelle et permettre son évolution professionnelle.

Le bilan de formation est adressé en version numérique par la voie hiérarchique aux membres de la CEF au moins 10 jours avant la date de tenue de la commission.

Il sert de support à la réunion de la CEF.


Le jour de la CEF, la forme du document présenté et le support choisi (document écrit, support numérique) sont à l’appréciation du stagiaire, après accord préalable de l’IGESR – IGRT.

Les critères d’évaluation portent :
  1. sur la capacité du stagiaire à présenter et à analyser son parcours et les différentes compétences acquises ;
  2. sur la qualité des réponses apportées aux questions posées à l’issue de sa présentation, l’aptitude du stagiaire à prendre du recul sur les situations vécues au cours de l’année de stage et à proposer en tant que de besoin des pistes d’évolution en regard des situations présentées ;
  3. sur la structuration et la concision de ses propos ;
  4. sur la qualité de l’orthographe et de la syntaxe du bilan de formation ;
  5. sur les progrès du stagiaire tout au long de son année de stage retranscrits, en particulier, dans les comptes rendus des entretiens intermédiaires.

À l’issue de la réunion de la CEF, le directeur de stage adresse le bilan de formation, intégrant les éventuelles demandes de modifications exprimées au cours de la réunion, à la DGRH – MENJS, à l’IGESR – IGRT et à l’opérateur de formation.

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