VADE MECUM les acteurs de la formation statutaire

Le stagiaire est le premier acteur et le principal responsable de sa formation. Il a l'obligation d'élaborer, sur les indications et sous la responsabilité de son directeur de stage et avec l'appui de son conseiller de stage, son dossier de stage.

Il rédige en fin de stage un bilan du parcours de formation dont il a bénéficié qu’il transmet aux membres de la commission d’évaluation de la formation (CEF) précisée ci-après dans un délai de 10 jours au moins avant sa tenue.

Le chef du service ou le directeur de la structure (DRAJES, service déconcentré, établissement public, direction d’administration centrale) au sein de laquelle l’agent effectue son année de formation assure la fonction de directeur de stage, sauf exceptions ci-après exposées.

• La direction de stage des PS et des CTPS sous contrat de préparation olympique (PO) est placée sous la responsabilité du directeur des sports.
• La direction de stage des PS et des CTPS exerçant les missions de conseiller technique sportif (CTS) auprès d'une fédération sportive est assurée par le directeur du service d’affectation de l’agent.

Le directeur de stage peut désigner un maître de stage pour assurer l’encadrement de l’agent au cours de l’année de formation, et pour les agents stagiaires, il peut lui accorder une délégation de signature des comptes rendus des entretiens intermédiaires.

Il désigne le conseiller de stage après avis de l’IGESR – IGRT. Si ce dernier exerce au sein d’un service différent de celui de l’agent, le directeur de stage doit motiver sa proposition qui devra faire l’objet de l’accord du chef de service du conseiller de stage ainsi identifié et de l’IGESR-IGRT. Pour précision, une direction peut prendre en charge les frais de déplacement d’un conseiller de stage sur ses propres crédits de fonctionnement au titre d’une mission classique.

Il remplit le formulaire de désignation du maître et du conseiller de stage. Ce document doit être co-signé par le directeur de stage et l’IGESR – IGRT. Il est ensuite transmis à la DGRH – MENJS et à l’opérateur de formation.
 
Il signale toute situation impactant le déroulement de formation au département de la formation, à l’IGESR – IGRT et à l’opérateur de formation.

  pour les agents stagiaires :

Le directeur de stage définit et formalise les missions confiées à l’agent, à partir desquelles ce dernier rédige les documents constitutifs du dossier de stage.

• Il fixe, en concertation avec le stagiaire et en relation avec l’IGESR – IGRT, les modalités d’organisation de l’activité du stagiaire à mettre en œuvre pour la réalisation optimale de l’année et du cursus de formation. Il est le garant de la réalisation des obligations inscrites dans le dossier de stage.
• Il rencontre le stagiaire après chaque action de formation relevant du cursus commun et du cursus individuel pour faire un point d’étape et définir les objectifs professionnels immédiats. Les temps de rencontre sont à privilégier lors du retour du stagiaire le vendredi. Le cas échéant, il transmet au CRF les attestations de stage.
• Il convoque les parties prenantes aux entretiens intermédiaires et à la CEF en accord avec l’IGESR – IGRT.
• Il rédige et signe les comptes rendus des deux entretiens intermédiaires qu’il transmet au stagiaire, à l’IGESR – IGRT, à la DGRH – MENJS et à l’opérateur de formation dans les 2 jours ouvrés suivant la date des réunions.
• A la demande de l’IGESR – IGRT, il peut participer à la réunion de la CEF en qualité de personnalité qualifiée.
• Pour les agents bénéficiant de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), il participe au jury spécifique organisé par la DGRH – MENJS.

En fin de période de stage, il rédige une proposition de titularisation, de renouvellement de stage ou de licenciement du stagiaire transmise à la DGRH – MENJS. Il en adresse copie à l’IGESR – IGRT et à l’opérateur de formation.

 pour les agents titulaires, le directeur de stage rédige en fin d’année une attestation relative à l’année de formation de ces agents qu’il transmet à la DGRH – MENJS. Il en adresse copie à l’agent, à l’IGESR – IGRT et à l’opérateur de formation.

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Le maître de stage est un cadre relevant d’un corps spécifique de la jeunesse et des sports, d’un niveau statutaire au moins équivalent à celui du stagiaire. Son identité est spécifiée dans le dossier de stage ou le dossier de formation.

Il assure l’encadrement de l’agent tout au long du déroulement de l’année de formation selon les objectifs fixés par le directeur de stage. Il exerce, par délégation, les attributions dévolues au directeur de stage concernant le suivi de l’agent dans l’accomplissement de son année de formation et dans la réalisation de son parcours de formation.

Pour les agents stagiaires :
Le maître de stage assure, à la demande du directeur de stage, les rencontres prévues avec l’agent après chaque action de formation, obligatoire ou optionnelle. Il rencontre également l’agent aussi souvent que nécessaire.

• Il fixe les objectifs à inscrire dans la convention de formation.
• Il conduit, sur mandat du directeur de stage, les entretiens intermédiaires de suivi de l’agent en formation. Dans ce cadre, sur autorisation du directeur de stage, il peut bénéficier d’une délégation de signature des deux comptes rendus intermédiaires.
• Il peut participer à la réunion de la CEF en qualité de personnalité qualifiée, à la demande de l’IGESR – IGRT. 

Un conseiller de stage est nommé auprès de chaque agent par le directeur de stage, après avis de l’IGESR – IGRT. Il est choisi, autant que possible, au sein du service ou de la direction d’exercice du stagiaire.

Il est retenu pour sa capacité à être un référent professionnel, pour son aptitude à conseiller, à communiquer ainsi que pour sa motivation à exercer les fonctions qui lui sont confiées. Il est choisi parmi les fonctionnaires titulaires appartenant au même corps que celui du stagiaire, et pour les CTPS, dans la même option que celle à laquelle appartient l’agent en formation (domaine du sport ou domaine de la jeunesse, l’éducation populaire et de la vie associative).

Dans la mesure du possible, ce choix est réalisé sur la base du volontariat. L’exercice de la fonction de conseiller de stage est identifié et reconnu par le chef de service. Elle est inscrite dans les objectifs professionnels du fonctionnaire désigné.

Il accompagne l’agent dans le but de l'installer dans ses fonctions et d'accélérer sa professionnalisation. Il l’informe sur sa fonction, l'aide dans ses choix et ses activités et facilite sa prise d'autonomie. Sur la base des objectifs de formation validés dans le dossier de stage et dans la convention de formation du stagiaire, il conduit son action de conseil et d’accompagnement en lien étroit avec le directeur de stage. Il participe à la réunion de la CEF du stagiaire concerné.

Exemple d'activités du conseiller de stage
Il aide le stagiaire à s’approprier l’environnement professionnel, culturel et institutionnel et à s’y positionner comme agent de l’État. À cet effet, il :

• participe à l’accueil et à l’intégration du stagiaire dans le service d’affectation ;
• le sensibilise aux spécificités de son environnement ;
• l’aide à identifier son parcours de formation relatif à la connaissance du métier et de l’environnement en l’orientant vers les réseaux de relations pertinents et en l’invitant à l’accompagner dans des situations professionnelles formatrices.

Il facilite la prise d’autonomie du stagiaire en participant à la construction de ses compétences professionnelles. À cet effet, il est invité à :

• l’aider à cadrer son action à conduire en responsabilité au regard du contexte et des contraintes professionnelles ;
• l’aider à donner du sens à son activité professionnelle ;
• l’accompagner dans ses missions et le conseille dans ses décisions.

Il suit la réalisation des différents documents demandés au stagiaire. À cet effet, il peut :

• l’aider à mener une réflexion et une analyse critique sur les actions entreprises ;
• l’aider à faire des liens entre les situations professionnelles rencontrées et la formation ;
• donner préalablement son avis sur les documents à remettre aux autorités compétentes (fiches action de formation, action à conduire en responsabilité, bilan de fin d’année de stage…).

Il participe aux 2 entretiens de suivi du stagiaire.

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Dans le cadre des DRAJES, un conseiller régional de formation (CRF) sera désigné. Il participe à l’accueil des agents affectés dans sa région.

En lien avec le conseiller de stage, il aide l’agent à renseigner sa fiche d’auto-évaluation qui doit être insérée dans le dossier de stage et l’accompagne dans la découverte de son service d’accueil.

Il informe l’ensemble des acteurs sur le contenu des actions de formation inscrites dans l’ONM, dans le PRAF ou le PRIF. Il aide et conseille les agents dans l’organisation et la réalisation de leur parcours de formation, et si besoin, les informe sur les modalités de prise en charge des frais de déplacement dans le cadre de leur formation.

Par sa capacité à informer, conseiller et coordonner, il facilite l’action des conseillers de stage désignés par les directeurs de stage dans la région de référence.

• définit  les missions confiées à l’agent stagiaire, 
• participe  ou est  représenté  aux entretiens de suivi de stage.

L’IGRT fait partie du service de l’inspection générale de l’éducation, du sport et de la recherche (IGESR). Il s’assure que l’accueil des agents affectés sur le territoire dont il est le référent et leur insertion dans leurs fonctions est réalisé. Il vérifie que les conditions d’exécution du dispositif de formation professionnelle statutaire sont mises en œuvre au niveau local.

Il valide le dossier de stage qui lui est transmis par le directeur de stage, ainsi que la désignation d’un maître de stage et du conseiller de stage.

En cas de nécessité, il peut être consulté par tout acteur de la formation.

Il signale toute situation impactant le déroulement du stage et/ou de la formation au directeur de stage, à la DGRH – MENJS et à l’opérateur de formation.

En cours d’année de stage, il peut participer, à sa demande, aux deux entretiens d’évaluation conduits par le directeur de stage. Il réunit et préside la CEF à la fin de l’année de stage.

La direction générale des ressources humaines du ministère de l’éducation nationale, de la jeunesse et des sports (DGRH – MENJS), plus particulièrement le département de la formation, des parcours professionnels et des affaires internationales (DGRH – F1), pilote l’ensemble du dispositif de la FPS, à partir des orientations formulées par le COPIL et des avis formulés par le conseil pédagogique (CP). Elle pilote, en outre, l’élaboration et la mise en œuvre de l’offre nationale de formation métier (ONM).

Elle définit les objectifs de la FPS, coordonne le dispositif, valide les modalités proposées par l’opérateur de formation et s’assure de la disposition des moyens financiers et administratifs nécessaires dans le cadre d’une convention pluriannuelle, en lien avec le SAAM pour la délégation des crédits.

Elle est destinataire des éléments relatifs au suivi individuel des agents en formation, en lien avec l’IGESR – IGRT, le directeur de stage et l’opérateur de formation. Elle est informée, à titre principal, de toute situation impactant le déroulement du stage et/ou de la formation des agents. Elle gère les situations particulières, en lien avec les directeurs de stage, les IGESR – IGRT, l’opérateur et les directions « métiers ».

Elle est en charge de la constitution et de l’organisation du jury spécifique pour les stagiaires bénéficiant de la RQTH.

Elle reçoit des chefs de service la proposition de titularisation de renouvellement du stage ou de non-titularisation. En cas de décision de renouvellement du stage ou de non titularisation, elle prépare le dossier soumis à l’avis de la commission administrative paritaire (CAP) à laquelle elle participe en tant que de besoin. 

Les directions « métiers » du ministère chargé de la jeunesse et des sports, direction de la jeunesse, de l’éducation populaire et de la vie associative (DJEPVA) et direction des sports (DS), participent aux instances de gouvernance de la formation des agents relevant des corps spécifiques de la jeunesse et des sports.

Dans le cadre de la politique ministérielle de la formation des personnels, elles définissent les objectifs pédagogiques, les contenus de modules de la FPS et proposent des intervenants.

Elles invitent les stagiaires et leurs encadrants à renseigner une enquête intitulée « Enquête post-FPS » 18 mois après leur prise de poste.

Cette enquête, pilotée par les directions « métiers » en lien avec la DGRH – MENJS, a pour objectif d’identifier les compétences à mobiliser et à consolider à moyen terme (3 ans). 

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Le centre de ressources, d’expertise et de performance sportive (CREPS) de Poitiers est l’opérateur de la formation des agents relevant des quatre corps spécifiques de la jeunesse et des sports. Son action dans ce domaine s’exerce dans le cadre défini par une convention pluriannuelle et un cahier des charges, en cohérence avec les orientations du COPIL et les avis du CP.

Il met en œuvre le dispositif de la FPS et en assure le suivi pédagogique, sous la responsabilité de son directeur. Il coordonne l’ensemble des acteurs chargés de la formation des agents et garantit la programmation des actions de formation et leur cohérence entre elles conformément au cahier des charges. Il peut faire appel à la collaboration de tout partenaire, en particulier aux écoles et établissements du ministère chargé de la jeunesse et des sports, sous son contrôle et sa responsabilité.

Il détermine le calendrier de formation en concertation avec le président du CP sous réserve de validation par la DGRH – MENJS après avis du COPIL. Ce calendrier est diffusé un mois avant le début de la formation. Toute demande de modification de calendrier est formulée auprès de l’opérateur de formation et validée par la DGRH – MENJS après avis du président du CP.

Il contribue au suivi administratif des agents en formation et transmet toute information relevant de situations particulières à la DGRH – MENJS.

Il met en place un règlement intérieur spécifique à la formation statutaire et veille à son application effective. Il signale toute situation impactant le déroulement de la formation et réfère de tout manquement à ce règlement intérieur à la DGRH – MENJS qui décide des suites à donner auprès du directeur du service d’affectation et de l’IGESR – IGRT. Le COPIL et le CP sont informés des manquements dûment constatés.

Il organise chaque année, avec l’accord de la DGRH – MENJS et du président du CP, la réunion des coordonnateurs des modules de formation.

À l’issue du cursus de formation de chaque promotion, il réalise un bilan pédagogique complet relatif à la réalisation des actions de formation. Ce bilan est transmis à la DGRH – MENJS. Il est soumis à l’examen des deux instances de gouvernance de la FPS des agents relevant des corps spécifiques de la jeunesse et des sports.

1.   Le comité de pilotage stratégique (COPIL)
Le COPIL est présidé par le directeur général des ressources humaines ou de son représentant.
Il réunit :

• la cheffe du service de l’IGESR ou son représentant ;
• le directeur de la DJEPVA ou son représentant ;
• le directeur de la DS ou son représentant ;
• le directeur de l’opérateur de formation ou son représentant..

Le COPIL définit les choix organisationnels et pédagogiques du dispositif de formation qui fixe les objectifs et les contenus des actions de formation et qui les valide, sur proposition du conseil pédagogique. Chaque année, la réalisation et le bilan de l’année de formation sont présentées au COPIL.

Il se réunit au moins deux fois par an, en principe aux mois de mars et d’octobre. L’ordre du jour est établi en concertation avec les membres du COPIL par la DGRH – MENJS, qui assure par ailleurs le secrétariat de l’instance.
 
2.   Le conseil pédagogique (CP)

Le CP est présidé par la cheffe du service de l’IGESR ou son représentant.
Il réunit les représentants :

• de la DGRH ;
• de la DJEPVA ;
• de la DS ;
• de l’opérateur de formation ;
• des services déconcentrés ;
• des établissements du ministère des sports ;
• des directeurs techniques nationaux ;
• des coordonnateurs pédagogiques ;
• des agents en formation (2 représentants).

La liste des représentants au CP est arrêtée par la DGRH – MENJS sur proposition du président de l’instance. Un membre titulaire et un membre suppléant sont désignés pour chaque structure.

Le CP formule un avis portant sur l’offre de formation proposée par l’opérateur à partir des orientations définies par le COPIL. Il est habilité à connaître toute question de nature pédagogique relevant de la FPS.

Il se réunit au moins deux fois par an, en principe aux mois de juin et de décembre. L’ordre du jour est établi en concertation avec les membres du CP par la présidence de l’instance, dont le secrétariat est assuré par la DGRH – MENJS.

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